Functies van de software.

De software heeft diverse functies. Op deze pagina zal ik deze kort proberen te beschrijven, her en der nader geillustreerd door schermafdrukken.

Wil je zelf de software ervaren, bekijk dan de demo-versie.

Inleiding

De functionaliteit is onderverdeeld onder de volgende categorieen:

• Secretariaat
• Instrumenten
• Penningmeester
• Lesgegevens
• Groepen
• Geavanceerd

Achter deze knoppen gaat bepaalde functionaliteit schuil. Deze zal ik hieronder kort beschrijven.

Secretariaat

Het onderdeel secretariaat is bedoeld voor in het invoeren en weer terug opvragen van gegevens van leden, docenten en andere personen die in enige relatie tot de vereniging staan. Hier kunnen uiteraard standaard naw-gegevens worden ingevoerd. Daarnaast kent dit onderdeel enkele functies waarin de software zich onderscheidt van een standaard "platte" ledenlijst:

• toevoegen van onbeperkt aantal ingangs- en einddata aan lidmaatschap, zodat
  • historische ledenlijsten opgemaakt kunnen worden (wie was lid op datum x, wie was lid tussen datum x en y);
  • jubilea berekend kunnen worden, ook als een jubilerend lid tussentijds even geen lid was
  • lidmaatschapsmutaties per seizoen opgevraagd kunnen worden
• toevoegen van onbeperkt aantal functies aan een lid, met wederom onbeperkt aantal ingangs- en einddata
  • opmaken deellijsten van leden (lid A-orkest, bestuursleden, commissies, etc.) zonder dat voor al die deellijsten aparte administraties moeten worden bijgehouden
  • wederom rekening houdend met de ingestelde data
• verjaardagskalender afdrukken
• gegevens downloaden naar Excel om ze eventueel verder te bewerken
• automatisch etiketten maken met een klik, met als enige hulpsoftware een PDF-reader (en die heeft bijna iedereen wel geinstalleerd)
  

Instrumenten

Het onderdeel instrumenten is bedoeld om gegevens in te voeren en terug op te vragen rondom de instrumenten die in bezit zijn van de vereniging. De ingevoerde instrumenten kunnen worden gekoppeld aan de leden, zodat snel duidelijk is waar de verschillende instrumenten op een bepaald moment zijn.

• invoeren instrumentgegevens, inclusief tempo van afschrijving
• automatische berekening dagwaarde instrumenten
• koppelen van instrumenten aan leden, zodat altijd duidelijk is wie welk instrument heeft
• overzichten maken van dergelijke koppelingen

Penningmeester

In dit onderdeel vind je allerlei functies voor de penningmeester. Op dit moment is het qua structuur nog gericht op de contributiestructuur die we bij Jubal kennen (een verenigingsbrede contributie met leeftijdskorting), maar uiteraard zijn ook andere constructies te programmeren (zoals een contributie per functie). Ik voorzie dat dit in een toekomstige versie flexibel gekozen zou moeten kunnen worden in de software. Voor nu geldt dat er o.a. het volgende kan:

• standaardcontributie instellen;
• afwijkingen per lid (hetzij als bedrag, hetzij als percentage);
• in een klik aanmaken van een contributiebestand voor hetzij gehele vereniging, hetzij een functie, betaalwijze of betaalfrequentie, waarbij rekening wordt gehouden met alle ingestelde afwijkingen.
• administratie van donateurs, inclusief bijhouden transacties van betaling;

Lesgegevens

Met dit onderdeel kan worden bijgehouden welke leerlingen van welke docenten les hebben en op welk instrument dat is. Ook kunnen gegevens over diploma's en examens worden bijgehouden.

• koppelen van gegevens over lessen aan leerlingen
• koppelen van gegevens over examens aan leerlingen
• koppelen van gegevens over diploma's aan leerlingen

Groepen

Dit onderdeel is bedoeld om leden in bepaalde groepen in te kunnen delen. Dit is bijvoorbeeld handig bij het organiseren van een evenement. Zo wordt voorkomen dat er verschillende naw-gegevens van leden gaan circuleren.

• onbeperkt evenementen aanmaken
• binnen evenementen onbeperkt groepen aanmaken
• leden indelen in die groepen
• eenvoudig zien in welke groep een bepaald lid al in ingedeeld.

Geavanceerd

Dit onderdeel is bedoeld om instellingen aan te passen.

Algemeen

Verder geldt in het algemeen het volgende:

• volledig mobielvriendelijk;
• door opbouw met functies consistente bediening;
• bij heel veel lijsten bulkacties mogelijk voor snel verwerken bulktransacties;
• lijsten altijd te downloaden naar Excel, XML of etiket voor verdere bewerking;